Vemas.Net – ERP-System für Dienstleister - Nutzenermittlung

von Patrick Hollstein in

Inhaltsverzeichnis

 

Welche Voraussetzungen sollten für eine Nutzenermittlung zur Einführung eines integrierten ERP-Systems für Dienstleister gegeben sein?

Die Ermittlung des Nutzens eines integrierten ERP-Systems für Dienstleistung ist im Prinzip ganz einfach, wenn folgende Voraussetzungen gegeben sind:

  • Das Unternehmen erkennt, dass die bisherigen Prozesse reorganisationsbedürftig sind.
  • Die Geschäftsleitung trägt diese Meinung ebenfalls.
  • Aufgrund einer Ist-Analyse kennt man die wesentlichen Schwachstellen.
  • Die Ziele des Managements hinsichtlich der Reorganisation der Unternehmensprozesse sind zumindest grob skizziert.
  • Ein Grobkonzept für den neuen Soll-Zustand mit Hilfe eines ERP-Systems wurde erstellt.
  • Dieses Grobkonzept ist seitens des Managements im Wesentlichen gebilligt worden.
 

Wie funktioniert eine Nutzenermittlung (oder auch Kosten-Nutzen-Analyse genannt) für ein integriertes ERP-System?

Die Systematik selbst ist höchst simpel. Es gibt nur folgende Einflussgrößen:

  • Kosten des alten Verfahrens pro Jahr, und zwar abgestimmt auf die entsprechende Laufzeit des Verfahrensvergleichs
  • Kosten des neuen Verfahrens pro Jahr
  • Abschreibung und Zinsen auf die Investitionskosten zur Realisierung des neuen Verfahrens. Hierbei kommt der Abschreibungsdauer eine zentrale Bedeutung zu.
 

Die Formel für den Nutzen lautet

Kosten altes Verfahren – Kosten neues Verfahren + Abschreibung der Investition

= Nutzen pro Jahr für das neue Verfahren

Die Schwierigkeit liegt einzig und allein in der sauberen Ermittlung der 3 Einflussgrößen.

 

Die Kosten des alten Verfahrens einer nicht integrierten Lösung

Nachstehend eine Übersicht möglicher Kosten rund um das Thema ERP-Software für Dienstleistungsunternehmen aus der Sicht des bestehenden Verfahrens

  • Verwaltung von Adressen und Kontakten als Basis der gesamten Zuordnung innerhalb des CRM-Teils der ERP-Software
  • Verwaltung von Akquisen
  • Ablage aller Dokumente in der Kundenakte (insbesondere alle Mails) mit oder ohne Integration in ein DMS-System
  • Terminverwaltung für Mitarbeiter, Gruppen, Projekte inkl. Urlaubs- und Fehlzeiten
  • Terminsynchronisation zu MS-Outlook und weiter zu Smartphones etc.
  • Automatisierter Import von Mails in den CRM-Teil des ERP-Systems
  • Ticketverwaltung inkl. Eskalationsmanagement, Lieferdaten von Softwareversionen
  • Online-Portal für Kunden nebst Zugriff auf Tickets, Projektdaten, Downloads von Software-Versionen
  • Vertragsverwaltung von Wartungs- und/oder Mietverträgen inkl. automatischer Berechnung periodischer Leistungen, Gültigkeit von Lizenzen, Auskunft über lizenzierte Produkte
  • Auftragsverwaltung mit Angeboten, Bestätigungen, Lieferungen von Lizenzen und Berechnung
  • Projektverwaltung mit Zeiterfassung und Faktura, Verwaltung aller Preiskomponenten für Ressourcen, Kontingente für Kunden etc.
  • Projekt- und Ressourcenplanung, Kapazitätsplanung mittel- und langfristig, Integration in die Terminplanung zur kurzfristigen Disposition
  • Grafische Projektplanung
  • Arbeitszeitkonten, Sollvorgaben, Buchungsabschlüsse von Mitarbeitern mit Integration zur Urlaubsplanung
  • Reisekostenerfassung mit Belegerfassung nach steuerlichen Gegebenheiten sowie Integration zur Weiterberechnung von Reisekosten an Kunden, Freigabeprozesse und Planung von Reisen mit Integration zum Terminkalender
  • Schnittstellen zu beliebigen Finanzbuchhaltungssystemen bidirektional, Import von Kosteninformationen in das ERP-System, Vorgaben für Vertrieb, Projektteams, Kunden, DL-Kategorien nebst automatisierter Ermittlung der variablen Daten aus den Prozessen des ERP-Systems
  • Seminarverwaltung
  • Mobile Erfassung von Zeiten sowie mobiler Zugriff auf relevante Daten des ERP-Systems
  • Anpassbarkeit und Customizing des ERP-Systems an die projektorientierten Belange der Kunden
 

Der Weg zu einem professionellen, voll integrierten ERP-System für Dienstleister

Der Weg zu einer professionellen ERP-Software für Dienstleister bedingt eine klar definierte Vorgehensweise. Folgende Punkte sollten berücksichtigt werden:

  • Erstellen eines Anforderungskataloges. Hier hilft das Musteranforderungsprofil von Vemas.Net, um seine eigenen Anforderungen zu definieren. Dieses Anforderungsprofil können Sie jederzeit beim Vertrieb der scholz.msconsulting anfordern
  • Bearbeiten des Anforderungsprofils mit allen betroffenen Bereichen
  • Durchführung eines Workshops zu den Anforderungen sowie zur Vorgehensweise mit einem der Spezialisten der scholz.msconsulting
  • Gewünschte automatisierbare Prozesse definieren
  • Interne Abstimmung mit allen betroffenen Personen vornehmen, da der Sinn und Zweck einer professionellen ERP-Software darin besteht, so viel wie möglich Geschäftsprozesse integriert durchführen zu können
  • Gewünschte Workflows mit den Consultants der scholz.msconsulting abstimmen
  • Zeit- und Kostenplan definieren
  • Angebot für Lizenzen und Dienstleistungen anfordern
  • Interne Genehmigung für das Projekt durch die Entscheidungsträger herbeiführen
  • Auftrag an scholz.msconsulting für Vemas.Net inkl. der entsprechenden Dienstleistungen erteilen
  • Detaillierten Projektplan erstellen, genehmigen lassen und bekanntgeben
  • Entsprechend den kundenindividuellen Anforderungen einen Detailplan mit jeweiligen Projektphasen definieren
  • Projektplan in Vemas.Projekt eingeben
  • Ressourcen- und Terminplanung durchführen
  • Projektrealisierung in Vemas.Projekt mit täglich aktueller Zeiterfassung durch alle betroffenen Mitarbeiter
  • Meilensteine des Projektes regelmäßig überwachen
  • Regelmäßige Teambesprechungen integrieren, dabei die Berater der scholz.msconsulting unbedingt mit einbinden
  • Prototypen für einzelne Prozesse aus der Sicht der neuen Abwicklung testen. Dazu unbedingt ein eigenes Testsystem aufbauen.
  • Detaillierte intensive Schulung aller betroffenen Mitarbeiter
  • Dokumentation aller neuen Prozesse in einem internen Handbuch
  • Freigabe des neuen Systems
 

Die Vorteile einer integrierten ERP-Software für Dienstleister

Wenn ein Kunde des Systems Vemas.Net es schafft, dass fast alle Mitarbeiter ihre tagtäglichen Prozesse mit Vemas.Net lösen, ergeben sich durchaus folgende Vorteile:

  • Das Unternehmen wird aus der Sicht der Erlöse und Kosten gläsern.
  • Alle Ergebnisse zu Erlösen und Kosten sind im Prinzip gesichert. Die Führungsebene kann auf die Zahlen aus Vemas.Net vertrauen. Dies gilt insbesondere dann, wenn alle Mitarbeiter in die Projektzeitenerfassung eingebunden sind.
  • Die monetären Ergebnisse aller wesentlichen Projekte werden transparent.
  • Deckungsbeiträge zu Kunden werden transparent.
  • Die Führungsebene könnte Ergebnisse wichtiger Mitarbeiter aus der Sicht des erzielten Deckungsbeitrages jederzeit abrufen.
  • Die Servicequalität des Unternehmens kann bei konsequenter Anwendung des Ticketsystems deutlich gesteigert werden.
  • Die Termintreue bei der Projektrealisierung nimmt deutlich zu.
  • Rückfragen nach dem Stand von Projekten hinsichtlich der Fertigstellung geplanter Aufgaben nehmen drastisch ab.
  • Doppelarbeiten können vermieden werden, wenn alle Mitarbeiter mit dem Vemas-Terminsystem arbeiten und dort ablegen, welche Aufgaben von wem wann für welche Projekte bzw. Kunden bearbeitet werden.
  • Fehler durch Unwissen werden innerhalb der Projektrealisierung vermieden, wenn wichtige Ergebnisse der Projekte in elektronischen Projektjournalen festgehalten werden.
  • Der Vertrieb kann direkt auf Projekte, Tickets, Rechnungen, Zahlungen, Mahnungen, Kosten und Erlöse zugreifen und so kompetenter mit seinen Kunden verhandeln und argumentieren.
  • Durch ein ausgeklügeltes Berechtigungssystem können Zugriffe von Mitarbeitern auf genau das zugeschnitten werden, wozu sie auch befugt sein sollen.
  • Keine Rechnung an Kunden wird vergessen zu schreiben, wenn die integrierte Zeiterfassung für Projekte für alle Mitarbeiter angewendet wird.
  • Die Vertragsverwaltung inkl. aller periodischen Rechnungen wird automatisiert. Somit wird keine Dauerrechnung mehr vergessen zu schreiben. Die installierte Basis aller Lizenzen, Module wird transparent. Eine automatisierbare Schutzcodeverwaltung ist möglich.
  • Seminare und Veranstaltungen aller Art lassen sich automatisieren.
  • Kundendaten, Termine etc. lassen sich online über Smartphones, Tablets etc. eingeben und abrufen.
  • Viele Prozesse lassen sich automatisieren (z.B. Anfragen an die Homepage)
  • Im Prinzip kann die Abwicklung aller wesentlichen Prozesse ohne Papier völlig ohne Papierakten durchgeführt werden. Dies bedeutet neben der blitzgeschwinden Auskunftsfähigkeit eine drastische Zunahme der Verarbeitungssicherheit.
 

Wichtige Aspekte bei der Einführung einer integrierten ERP-Lösung für Dienstleister (aus der Sicht von Vemas.NET)

  • Vemas.Net führt naturgemäß einmal zu Beginn zu entsprechenden Kosten für Lizenzen sowie des Projektes zur Einführung.
  • Bedauerlicherweise ist eine straffe Projektorganisation notwendig, um Vemas.Net im gesamten Unternehmen einzuführen.
  • Es ist zwingend eine Unterstützung des Projektteams durch die Geschäftsleitung notwendig, damit nicht gegen die Ziele des Managements gearbeitet wird.
  • Die zweite Ebene des Unternehmens ist unbedingt mit in die Projektrealisierung einzubinden. Dies bedeutet einmalig entsprechende Arbeitsbelastung für diese Führungskräfte.
  • Sicherheitsbedenken und Datenschutzaspekte sind zu berücksichtigen. Dies bedingt entsprechenden Arbeitsaufwand.
 

Fazit

  • Die Vorteile eines integrierten ERP-Systems für Dienstleister sind umso höher, je konsequenter die Projektrealisierung für die Einführung betrieben wird.
  • Wir helfen Ihnen gerne bei der Erstellung einer Nutzenberechnung für eine integrierte ERP-Software für Dienstleister. Nehmen Sie Kontakt mit einem der Senior-Berater der scholz.msconsulting auf.

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