Automatische Projektabrechnung von Dienstleistungen

von Melanie in

– Voraussetzungen zur Automatisierung

Was ist eine Projektabrechnung?

Jeder hat schon mal Rechnungen bekommen, sei es in einem Ladengeschäft oder wenn er etwas im Internet gekauft hat. Hier handelt es sich in aller Regel um Warenlieferungen. Diese Rechnungen beinhalten eine oder mehrere Positionen, mit denen die gelieferten Waren berechnet werden. Je Positionen gilt die Formel „Menge * Artikelpreis = Gesamtpreis“. In vielen Fällen kommt noch ergänzend die Mehrwertsteuer hinzu, wenn die Positionen mit Nettopreisen ausgewiesen werden.

Bei einer Projektabrechnung liegt eine erheblich höhere Komplexität vor, weil nicht nur Artikel geliefert und Nebenkosten berechnet werden. Es werden vor allem erbrachte Dienstleistungen zu vereinbarten Preisen abgerechnet. Diese können beispielsweise nach entsprechendem Aufwand oder zu Fixpreisen abgerechnet werden. Wenn nach Aufwand abgerechnet wird, gehört zu einer ordnungsmäßigen Projektrechnung auch ein Leistungsnachweis, welcher Mitarbeiter wann welche Leistungen mit welchem Inhalt erbracht hat.

Die Komplexität einer Projektabrechnung liegt also insbesondere darin, dass eine Vielzahl unterschiedlicher Leistungen innerhalb einer Rechnung abgerechnet wird und gegebenenfalls noch ein Leistungsnachweis hinzukommt.

Der Auftrag als Voraussetzung einer Rechnung

Voraussetzung für eine Rechnungsstellung ist normalerweise ein schriftlicher Auftrag. Rein rechtlich reicht auch eine mündliche Zusage des Kunden. Arbeitet ein Dienstleister aufgrund einer mündlich getroffenen Vereinbarung, ergibt sich ggf. später ein Beweisproblem dahingehend, was wirklich vereinbart war. Wie sollte man also nach Erhalt eines Auftrags vorgehen?

 

Fakturaregeln und Preise definieren

Ehe man mit der Projektarbeit beginnt, sollte man definieren, welche Aktivitäten, Teilprojekte oder Projekte in welcher Art und Weise und zu welchen Preisen berechnet werden können. Tut man dies nicht gleich zu Beginn des Projektes, entstehen von Beginn an ungeklärte Sachverhalte, welche später in mühevoller Kleinarbeit überarbeitet werden müssen.

 

Was versteht man unter Fakturaregeln?

Hierbei handelt es sich um Regeln, nach denen eine oder mehrere Rechnungen für ein Projekt erstellt werden, wie z.B.

Faktura - Zeitliche Einordnung

  • Fertigstellung je Projekt, Teilprojekt, Aktivität
  • Berechnung nach Erledigung und Abnahme
  • Berechnung nach Stichtag (z.B. Monatsende)
  • Berechnung nach Abschlägen
  • Keine Berechnung einzelner Aktivitäten, Teilprojekte, Projekte - Kulanzregelung

Faktura - Preisvorgaben

  • Nach Kategorien je Mitarbeiter
  • Nach Preisgruppen
  • Nach vereinbarten Kontingenten
  • Rabattvorgaben auf allen Ebenen
  • Nach Artikelpreisen

 

Projektzeiterfassung sowie Erfassung von Sachleistungen regeln

Die Automatisierung der Projektrechnungen funktioniert nicht, wenn man sich im Vorfeld keine Gedanken zur Erfassung der Projektzeiten sowie der Sachleistungen gemacht hat. Dazu sollten folgende Punkte geklärt werden:

 

Welche Mitarbeiter sollen Projektzeiten erfassen?

Grundsätzlich sollten alle an einem Projekt beteiligten Mitarbeiter ihre Zeiten möglichst täglich erfassen. Dabei stellt nur eine tägliche Erfassung sicher, dass die Projektzeiterfassung wirklich funktioniert und als Steuerungsinstrument für die Projektleiterbzw. das Projektcontrolling dient. Dies hängt damit zusammen, dass die Zeiterfassung dafür sorgt, dass der Restaufwand der Projektaktivitäten aktuell fortgeschrieben wird. Dazu dient die Formel:

Restaufwand = Planaufwand – Istaufwand

Wenn man es also schafft, dass alle Projektmitarbeiter täglich ihre Zeiten berichten, hat man dadurch auch den Restaufwand geplanter Aktivitäten im Griff.

 

Teilerfassung nur für Kundenaufträge

Für die Berechnung reicht prinzipiell die Zeiterfassung für Kundenaufträge aus. Der Nachteil einer Teilerfassung von Zeiten nur für Kundenaufträge besteht darin, dass man nach Ende eines Tages nicht weiß, ob Mitarbeiter ihre Projektzeiten zur Berechnung erfasst haben oder nicht. Will man also Rechnungen schreiben, muss man immer wieder Mitarbeiter und Projektleiter zeitaufwändig befragen.

 

Zeiterfassung für nicht produktive Tätigkeiten

Wenn man erreichen möchte, dass ein Mitarbeiter so viele Zeiten berichtet, wie für ihn in Form von Sollzeiten geplant werden, sollte man die Erfassung folgender Zeiten verbindlich regeln:

  • Urlaub
  • Krankheit
  • Ausbildungszeiten
  • Nebentätigkeiten
  • Sonstige Zeiten

Bei täglicher Erfassung all dieser Zeiten erreicht man schnell und unkompliziert eine Übersicht der Aktivitäten, die man berechnen könnte.

 

Erfassung von Sachleistungen

In vielen Projekten treten Nebenleistungen (z.B. Reisekosten) auf, welche man gerne berechnen möchte. Dazu ist es erforderlich, dass man sich Gedanken über die Erfassung und Berechnung folgender Leistungen macht:

  • Gefahrene Kilometer zum Kunden bzw. Tickets von Bus, Bahn, Flugzeug, Mietwagen
  • Reisezeiten (diese werden in aller Regel anders als produktive Zeiten berechnet)
  • Hotelübernachtungen
  • Nebenkosten
  • Lizenzen und/oder Warenlieferungen

Die Integration zu einem Reisekostensystem, welches interne und externe Reisekosten abhandeln kann, macht viel Sinn.

 

Abnahme von Leistungen

In Unternehmenseinheiten, in denen mehr als 5-10 Mitarbeiter in Kundenprojekten arbeiten, ist eine zweite Ebene im Unternehmen zwingend erforderlich. Gemeint sind die sogenannten Projektleiter, die für das Projektmanagement zuständig sind. Diese Mitarbeiter kümmern sich neben der reinen Führungsfunktion um folgende Aufgaben:

  • Planung der Projekte (zeitlich und aufwandsmäßig)
  • Kontrolle der Einhaltung der Planungen aufgrund der eingegebenen Projektzeiten der Mitarbeiter und/oder Änderungen von Projektterminen
  • Sachliche Abnahme der Leistungen der Mitarbeiter
  • Feststellung des Mehr- oder Minderaufwands von Aktivitäten
  • Berücksichtigung von Abhängigkeiten zu anderen Projektaktivitäten
  • Feststellen der berechenbaren Projektaktivitäten
  • Freigabe von Aktivitäten zur Berechnung
  • Zurückstellung der Berechnung von Aktivitäten bei Fehlern
  • Änderung der Fakturaregel bei Fehlern (Arbeiten ohne Berechnung)
  • Bearbeitung von on-hold-Buchungen der Projektmitarbeiter
  • Sperren von Projektaktivitäten zur weiteren Zeiterfassung nach Erledigung bzw. Abnahme oder im Fehlerfall

 

Fakturavorschau

Wenn die Projektleiter ihre Aufgabe ernst nehmen und richtig machen, sollte das verwendete ERP-System eine Fakturavorschau aller zu berechnenden Projekte und Aktivitäten anbieten. Diese könnte wie folgt gegliedert sein:

  • Kunde
  • Projekt
  • Teilprojekt
  • Aktivität
  • Betrag

Es macht Sinn, dass die Beträge je Gliederungsebene verdichtet angezeigt werden, um die Übersichtlichkeit zu erhöhen. Mittels Drill-Down sollte eine Detaillierung aller einzelnen Aktivitäten nebst Anzeige folgender Informationen geboten werden:

  • Mitarbeiter
  • Stunden bzw. Tage oder Mengen
  • Einzelpreis
  • Gesamtpreis
  • Kommentar der Aktivität

Eine solche Fakturavorschau ist unabdingbare Voraussetzung für eine automatisierbare Rechnungsstellung.

 

Automatisches Erstellen der Rechnungen

Im Vorfeld der automatischen Erstellung von Projektrechnungen macht es Sinn, dass ein jeweils zuständiger und berechtigter Mitarbeiter die Fakturavorschau nochmals prüft, ehe er die Erstellung einer Vielzahl von Rechnungen anstößt. Wenn ein berechtigter Mitarbeiter direkt aus der Fakturavorschau Zugriff auf die Details der Berechnung hätte und eine direkte Korrektur veranlassen könnte, wäre dies der Idealfall der Rechnungsvorkontrolle.

Wenn man so vorgeht, sind jetzt nur noch folgende Schritte durchzuführen:

  • Kennzeichnung der zu berechnenden Aktivitäten durch Anklicken (einzeln oder global)
  • Starten der Projektfaktura
  • Kontrolle der erstellten Rechnungen – Positionskontrolle, visuelle Prüfung
  • Erstellen von PDF-Dateien je Rechnung (einzeln oder automatisch je nach ERP-System)
  • Erstellen eines Sammeldokuments zum Ausdruck
  • Gegebenenfalls nochmalige visuelle Kontrolle des Sammeldokuments
  • Automatischer Versand der PDF-Rechnungen per Mail oder konventioneller Versand per Post je nach Zustellvermerk
  • Erstellen einer Schnittstellendatei zur Übernahme in die Finanzbuchhaltung
  • Einlesen der Schnittstellendatei in die Finanzbuchhaltung nebst automatischer Kontierung aller Rechnungen
  • Berichtskontrolle in der Finanzbuchhaltung durch geeignete Übersichten

 

Bei Fragen können Sie sich gerne an den Autor dieses Artikels wenden.

Dipl.-Kfm. Einar Scholz
scholz.msconsulting GmbH

escholz@msconsulting.de

 

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