INTELLIGENZ SCHAFFT FREIRAUM

Michael Schulz arbeitet seit fünf Jahren als Projektmanager für seinen Arbeitgeber, ein Consultingunternehmen. Er führt drei Teams auf fünf Projekten. Erleben Sie, wie Vemas.NET Herrn Schulz durch den Tag begleitet und ihn bei seinen vielfältigen Aufgaben unterstützt.

 

Vemas.NET ist wie ein persönlicher Assistent: Die Software vereinfacht Abstimmungen, spart Zeit und hält mir den Rücken frei.

 

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8:22

Mobile Mails

Michael Schulz sitzt im Zug auf dem Weg zur Arbeit. Er weiß, dass es heute ein spannender Tag für ihn wird. Nach der Zeitungslektüre nimmt er deshalb sein Smartphone und prüft schon mal die E-Mails und die Termine. Sieht gut aus. Noch keine besonderen Vorkommnisse.

Vemas.E-Mail

8:59

verpasste anrufe

Es ist noch ruhig im Büro. Aber auf dem Monitor seines Laptops, sieht Herr Schulz, dass ein Kunde heute Morgen schon versucht hat, ihn zu erreichen. Muss was Dringendes sein. Er klickt auf Anrufen. „Herr Schulz? Danke für den Rückruf. Wir möchten gerne unseren Auftrag erweitern. Können Sie für unseren Termin heute Nachmittag schnell prüfen, ob das möglich ist und was das kostet?“

Vemas.Auftrag

9:05

Zeit für Kaffee

Michael Schulz hat sich schnell einen Überblick über das Projekt und die Erweiterung verschafft. Er freut sich, denn dadurch wird das Projekt noch spannender. Gleich ist Statusmeeting. Aber es bleibt noch Zeit für eine Tasse Kaffee.

Vemas.Projekt

 

09:15

Statusmeeting mit Projekt-Team 2

Das Projektteam im Besprechungsraum wurde schon vor dem Termin automatisch über die Erweiterung informiert. Nun sind alle gespannt auf die Details. Mit dem Beamer wirft Michael Schulz die Projektdetails an die Wand: Umfang, Inhalte und Termine. Ein Kapazitätsengpass zeichnet sich ab, aber das Problem wird gelöst: Ein Mitarbeiter kann seinen Urlaub verschieben. Die weiteren Details sind zügig besprochen. Ein kurzes, effizientes Meeting.

Vemas.Projekt

 

Vemas.NET macht das Projekthandling deutlich einfacher, weil es Urlaubszeiten oder Terminverschiebungen automatisch berücksichtigt.“

 

MEHR FLEXIBILITÄT BEI DER PROJEKTPLANUNG

Projekte ändern sich oft kurzfristig. Dann können Projektmanager wie Michael Schulz sich auf die integrierten Module von Vemas.NET verlassen. Denn sie bieten nicht nur eine optimale Transparenz in den Projekten, sondern ermöglichen auch eine einfache Aktualisierung der Daten. Automatisch werden die betroffenen Teammitglieder per Mail über die Änderungen informiert. So ist jeder auf dem aktuellen Stand.

Mehr zu Vemas.Projekt

10:23

Zeitplanung

Ein weiterer Kunde ruft an. „Tag, Herr Schulz. Es geht um unser Projekt. Für uns ist der geplante Startpunkt sehr ungünstig. Können wir einen Monat später starten?“ Kein Problem, noch während des Telefonats kann Herr Schulz prüfen, ob die Terminverschiebung möglich ist. Er kann eine verbindliche Zusage machen und gewinnt einen zufriedenen Kunden.

Vemas.Gantt

10:32

Ressourcenplanung

Die Terminverschiebung mit dem Kunden ist abgestimmt. Jetzt muss er nur noch die zuvor virtuell geplante Ressourcenverwaltung aktivieren. Aber das kann Herr Schulz schnell erledigen. Das System informiert die Kollegen automatisch über die Modifikationen und aktualisiert die Mitarbeiter-Lastpläne.

Vemas.Lastplan

10:45

Projektcontrolling

Her Schulz will überprüfen, wie profitabel seine Projekte laufen. Mit ein paar Klicks bekommt er schnell einen Überblick und sieht, dass da etwas nicht stimmen kann. Bei einem Projekt sind weniger Zeiten erfasst worden, als ursprünglich geplant wurde. Er überprüft die Buchungsliste zum Projekt und sieht, dass sein Kollege für die letzten Tage noch nicht seine Aufwendungen erfasst hat. Sofort legt er ihm über Vemas.NET eine Aufgabe an, damit der Kollege seine Zeiten sofort nachträgt und ordnet die Nacherfassung der Zeiten an.

Vemas.Projekt

INTELLIGENTES KUNDENMANAGEMENT MIT VEMAS.NET

Wenn Kunden Kontakt mit dem Unternehmen aufnehmen, können die Projektmanager dank der integrierten arbeitenden Module jederzeit den Status und alle Informationen des Projekts aufrufen. Änderungen sind einfach durchführbar. Sie werden automatisch im gesamten System eingeordnet. Sollte akuter Handlungsbedarf vorliegen, kann der Projektmanager die Teammitglieder automatisch durch das System informieren lassen.

 

10:59

Kundenkonferenz

Mit dem Firmenwagen geht es zum Kunden: Der aktuelle Projektstatus und die Erweiterung sollen abgestimmt werden. Herr Schulz wird schon erwartet. Er klappt den Laptop auf, verbindet sich mit dem Internet und nutzt den mobilen Datenzugriff. Schnell kann er seinem Kunden den Projektstatus zeigen.

Dann erläutert er das Angebot und die Details für die Projekterweiterung vom Vormittag, die Kapazitätsplanung und die Timings. Das gefällt dem Kunden und er bekommt die Zusage für die Erweiterung.

 
 

12:17

Besprechungsbericht

Ein erfolgreicher Termin. Herr Schulz setzt sich ins Auto und aktualisiert die Daten. Es gibt einen weiteren neuen Ansprechpartner auf der Kundenseite. Name, E-Mail und die Telefonnummer eingeben, fertig. Noch wichtiger: Der Kunde hat das Angebot angenommen, dass nun automatisch in einen Auftrag umgewandelt wird. Schon vor seinem Anruf im Büro, sind die Teamleiter informiert und können erste Entscheidungen treffen.

Vemas.NET Basis

13:07

Mittagspause

Herr Schulz freut sich auf seine Mittagspause in der Kantine. Es klingelt, ein Kunde hat eine Frage zu einen Angebot. Michael Schulz ruft das Angebot mit dem Smartphone auf und kann die Frage schnell beantworten. Erledigt. Nun kann er sich seiner wohlverdienten Pause widmen.

 

14:15

Reise- und Terminplanung

Aus der Mittagspause zurück, bleibt Zeit für eine Tasse Kaffee. Dabei will Herr Schulz die neuen Termine und Reisepläne im System aktualisieren. Er sieht sofort, dass er mit einer Terminverschiebung den Reisetag effizienter machen kann. Mit einem kurzen Telefonat ist das erledigt.

Direkt im Anschluss nimmt er sich eines der anderen laufenden Projekte vor. Hier soll eine Workshop-Reihe durchgeführt werden. Er ruft die Terminpläne des Projektteams auf und trägt die Daten des Workshops ein. Und bevor die Firmenwagen anderweitig vergeben werden, blockt er sie gleich im System.


Vemas.Termin

15:35

Projektteam informieren

Herr Schulz mag es, wenn alle Teammitglieder jederzeit Zugriff auf die aktuellen Informationen haben. Das ist keine große Sache. Also stellt er die wichtigsten Eckdaten im System ein, die automatisch an die beteiligten Mitarbeiter im Projektteam per E-Mail weitergeleitet werden. Gleichzeitig werden die Termine aller Beteiligten über die Exchange-Synchronisation aktualisiert. Und die Teammitglieder erhalten einen erweiterten Zugriff auf die Detailinformationen, um den Workshop optimal vorbereiten zu können. Alles ohne zeitraubende Meetings. So macht das Informieren Spaß.

Vemas.Exchange-Synchro

 

15:38

Abrechnungen

Es geht auf das Ende eines Monats zu. Es wird wieder Zeit, Rechnungen zu schreiben. Das geht nun ganz leicht: Mit ein paar Klicks prüft Herr Schulz seine Projekte: Wie ist der Projektstatus und wo kann eine Leistung abgerechnet werden? Eine Rechnung lässt sich dann ganz einfach erstellen, die wird dann automatisch per Mail verschickt – einmal an den Ansprechpartner, einmal an die Buchhaltung des Kunden und einmal an die Buchhaltung im eigenen Haus. Mit dem Auslösen der Rechnung wird der Status des Projekts aktualisiert. Alles automatisch. Da bleibt dann mehr Zeit für Projektarbeit.

Vemas.Auftrag

15:42

Projekte kalkulieren

Es läuft gut. Ein Neukunde bittet um ein Angebot. Herr Schulz überprüft die Ressourcen: Das passt gut in die Auslastung, also stellt er schnell ein Angebot zusammen. Digitale Kundenakte öffnen, Bedarf abschätzen und kurz die Vorausplanung für Ressourcen und Budgetplanung aktualisieren. Da das System Angebote eigenständig erstellt, ist das keine große Sache. Und das Beste: Ansprechpartner, Tagessätze und weitere Grundlagen sind im System hinterlegt. Das erspart das Zusammensuchen.

Vemas.Projekt

 

 

 

REPORTINGS IN VEMAS.NET

Projektmanager müssen laufende Projekte jederzeit schnell im Blick haben: Wie ist der Status? Läuft alles wie geplant? Wie ist die Auslastung? Mit den frei konfigurierbaren Dashboards von Vemas.NET bekommen Projektmanager wie Herr Schulz Transparenz auf Knopfdruck: z.B. Projekttacho oder geplanter v.s. tatsächlicher Umsatz. So kann er schnell und frühzeitig eingreifen, wenn es nötig ist. Oder sich über den Erfolg freuen.

Mehr zu Vemas.Projekt

 

16:37

Projektreports

Für das Statusmeeting mit den Abteilungsleitern um 17.00 Uhr müssen noch aktuelle Zahlen zusammengetragen werden. Bis dahin bleibt nicht viel Zeit, aber Herr Schulz bleibt gelassen. Status: Vergleich kalkulierter Aufwand vs. tatsächlicher Aufwand, Lastenheft, die Zahlen sind im System immer aktuell verfügbar. Er stellt sich seine Projekte schnell in einer Übersicht zusammen, um sie per Beamer den Kollegen zu zeigen.

Vemas.Projekt

16:50

Forecasts aktualisieren

Die Unternehmensleitung legt sehr großen Wert darauf, dass alle Mitarbeiter  den aktuellen Forecast auf dem neuesten Stand halten. Herr Schulz geht noch einmal seine Projekte durch und aktualisiert den Forecast nach Wahrscheinlichkeiten und Start- und Enddatum der erwarteten Aufträge. Alle Mitarbeiter mit der entsprechenden Berechtigung haben nun Zugriff auf seine aktualisierten Daten.

Vemas.Projekt

 

17:00

Statusmeeting mit den Abteilungsleitern

Herr Schulz geht mit dem guten Gefühl in die Besprechung, dass er bestens vorbereitet ist. Die Kollegen begrüßen sich kurz und steigen gleich ein. Über den Beamer werden die Kennzahlen an die Wand projiziert. Die Hintergründe und Zusammenhänge sind anhand der Daten schnell erläutert.  Schon nach kurzer Zeit ist alles besprochen und man kann wieder zurück an den Arbeitsplatz.

 

18:06

Letzte Mails

Herr Schulz überprüft seine Mails. Es gibt ein paar Rückfragen von Neukunden zu Angeboten. Aber die sind zügig bearbeitet, denn die notwendigen Informationen sind schnell im System gefunden. Die Projekte laufen, alle sind gut informiert – langsam Zeit für den Feierabend.

18:15

Feierabend

Herr Schulz trägt seine Arbeitsstunden auf den Stundenkonten der jeweiligen Projekte ein. Er hat viel bewegt und einiges geschafft. Morgen geht es weiter.