Success Story Verband der Wohnungs- und Immobilienwirtschaft Rheinland Westfalen e.V.

Alles unter einem Dach

Immobilienverband optimiert Projekt- und Kundenmanagement mit passgenauer webbasierter Lösung

Der Wandel auf dem Softwaremarkt geht rasant voran. Mit Entwicklungen wie Apps für mobile Endgeräte oder auch Cloud Computing bilden sich ständig neue Trends heraus. Auch in den Bereichen des Projektmanagements und des Customer Relationship Management (CRM) bleibt die Entwicklung nicht stehen – mehr Effizienz und mehr Komfort für den Anwender stehen auch hier ganz oben auf der Agenda der Hersteller, so dass Workflows optimiert und Ressourcen eingespart werden können. Gut für die Kunden, denn die koordinierte Planung und Dokumentation ist für den Erfolg eines Projekts ausschlaggebend. Wer sich mit halbherzigen Lösungen im Bereich Projekt- und Kundenmanagement zufrieden gibt, verspielt wertvolles Potential. Das weiß auch der größte regionale immobilienwirtschaftliche Interessen- und Prüfungsverband in Deutschland, der Verband der Wohnungs- und Immobilienwirtschaft Rheinland Westfalen e. V. (VdW). Dieser entschied sich für eine Lösung, die Projektmanagement und CRM verbindet. Gefordert war ein System, das die kundenbezogenen Projekte transparent darstellt und sowohl die Dokumentation der Kundenkommunikation als auch des Leistungsprozesses ermöglicht. Realisiert wird dies mit einer Software, die sich den Bedürfnissen des Kunden durch individualisierbare Module anpasst.

Der VdW ist im Immobilienbereich der größte regionale Interessen- und Prüfungsverband Deutschlands. Er versteht sich als Kompetenzzentrum rund um Fragen zum Thema Wohnimmobilien, koordiniert die Interessen der Wohnungs- und Immobilienwirtschaft und vertritt diese nach außen. Eine der wichtigsten Aufgaben ist aber die Beratung der 467 Unternehmen, die im VdW Mitglied sind. Bei Rechts-, Betriebswirtschafts- und Steuerangelegenheiten stellt der VdW seine Fachleute zur Verfügung, berät bei technischen und kommunikativen Fragen und veranstaltet Seminare und Kongresse. Zudem werden Wirtschaftsprüfungen für Wohnungsgenossenschaften und Immobilienunternehmen durchgeführt. Der VdW begreift sich als Dienstleister für seine Mitgliedsunternehmen.

Einheitliche Abbildung aller Projekte

Nachdem der Verband seine Projekte und Kundendatenbanken zunächst ohne professionelle CRM-Lösung gemanagt hatte, sah man diese Vorgehensweise bald als verbesserungswürdig an: „Die Arbeit mit mehreren Programmen erschien uns nicht mehr optimal. Wir wollten eine einheitliche Lösung finden, vor allem was die Datenbank angeht“, erklärt Hans-Joachim Palm, zuständig für die Organisation der Wirtschaftsprüfung beim VdW. Nach intensiver Angebotsrecherche bei mehreren Anbietern entschied man sich schließlich für Vemas.NET von der scholz.msconsulting GmbH. „Die Verknüpfung zwischen der übersichtlichen Verwaltung der Mitgliedsunternehmen im CRM-System und der Projektverwaltung hat uns schließlich zu unserer Entscheidung für die Lösung bewogen.“ Dadurch können die jeweiligen Beratungstermine und Prüfungsphasen mit den Kunden des VdW heute transparent und einheitlich verwaltet werden, ohne zwischen verschiedenen Programmen wechseln zu müssen. Wichtig war für Hans-Joachim Palm neben der zentralen Organisation und Planung von Projekten auch ein übersichtliches Dokumentationsmanagement. Gerade im Rahmen der Jahresabschlussprüfungen, die der VdW durchführt, müssen die gesetzlichen Vorgaben genau eingehalten werden. Außerdem achtete Palm auf das Vorhandensein einer Datenbank, die der Verband selbstständig auswerten kann. „Nur das bringt uns die nötige Flexibilität“, so Palm.

Maßgeschneiderte Betreuung

Die CRM- und Projektmanagement-Software Vemas.NET verbindet Lösungen für die Bereiche Vertrieb, Projektmanagement, Faktura und Controlling. Durch die Möglichkeit, einzelne Module auszuwählen, lässt sich die Software genau an die Bedürfnisse des Kunden anpassen. Hans-Joachim Palm und seine Kollegen entschieden sich für das Komplettpaket und nutzen dieses nun seit Anfang 2010. „Einerseits sind unsere Projekte im Vergleich zu denen anderer Kunden einfacher strukturiert, andererseits müssen wir gewisse gesetzliche Anforderungen erfüllen.“, beschreibt Palm die Besonderheit der Arbeit. Die Software-Umstellung verlief weitestgehend problemlos, von der Kaufentscheidung bis zur produktiven Nutzung von Vemas.NET vergingen nur rund fünf Monate. Heute arbeitet der VdW mit 65 Lizenzen. Die Eingewöhnungsphase verlief unkompliziert, so dass der Großteil der Nutzer inzwischen routiniert mit dem Programm umgeht. Hans-Joachim Palm beschreibt die Bedienbarkeit als einleuchtend und schlüssig. Auch mit dem Support ist er zufrieden: „Bei Fragen können wir uns jederzeit an scholz.msconsulting wenden und über passende Erweiterungen und neue Module werden wir fortlaufend von unserem Ansprechpartner informiert.“

Ortsunabhängiger Zugriff dank webbasierter Lösung

Da nun alle Prozesse über eine Oberfläche laufen, gestaltet sich die Organisation schlanker und übersichtlicher. „Optimal ist außerdem, dass zum Beispiel die Wirtschaftsprüfer des VdW, die projektgebunden in den Mitgliedsunternehmen eingesetzt werden, auch von ihren externen Arbeitsplätzen aus auf das System zugreifen und Fortschritte dokumentieren können. Der Austausch lief vorher nur über E-Mail und Textdokumente, die alle eingelesen werden mussten. Das geht jetzt alles sehr viel einfacher, schneller und transparenter“, beschreibt Palm die Vorteile der webbasierten Lösung. So hat er stets den Verlauf und aktuellen Stand der Projekte im Blick und kann die Einsätze der Prüfer in den Mitgliedsunternehmen effizient koordinieren. Alle Prozesse laufen jetzt unter einem Dach – ein Vorteil, der sich nicht nur in der Immobilienwirtschaft auszahlt.

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