INTELLIGENZ FÜR MEHR TRANSPARENZ

Anke Schulte arbeitet erst seit einem Jahr als Projektmanagerin in der Agentur. Die 29-jährige war vorher Kundenberaterin. Frau Schulte ist das Bindeglied zwischen dem Client-Service-Director und der Kreation und versteht es gut, die Teams zu motivieren. Für Frau Schulte ist Vemas.NET eine wertvolle Unterstützung für die Organisation und Kontrolle der Projekte.

 

Ich habe mir mit Vemas.NET eigene Warnfunktionen eingerichtet, die mir helfen, den Überblick zu behalten. So kann ich mich besser auf meine vielen Aufgaben konzentrieren.

 
 

8:45

Der erste Cappuccino

Morgens ist es noch ruhig in der Agentur. Anke Schulte geht die Projekte durch und checkt bei jedem den Status: wo die Kreation steht, ob das Zeitkontingent ausreicht oder wie sie im Rennen liegen. Dazu hat sie sich spezielle Warnfunktionen eingerichtet. Man merkt die Belastung durch die zwei Pitches. Wenn jetzt noch etwas dazu käme, könnte es knapp werden.

9:24

Projekt anlegen

Eine Nachricht von einem Kundenberater: Der Kunde hat das Angebot freigegeben. Anke Schulte kann die Daten aus dem Angebot übernehmen und einfach das Projekt im System anlegen. Die Übersicht über die Ressourcen vereinfacht die Kapazitätsplanung. So geht das schnell von der Hand.

Vemas.Projekt

 

11:13

Der Schulterblick

Bei einer Kampagne tut sich die Kreation schwer. Anke Schulte sieht sich mit der Creative Directorin die Ideenskizzen an. Zwei Vorschläge gefallen Ihr gut, aber ob das reicht? Sie möchte sich lieber mit dem Service Client Director abstimmen und schaut über das System, ob er Zeit hat. Sie sieht sofort, dass er außer Haus ist, aber am frühen Nachmittag könnte es passen. Sie schreibt ihm eine Mail.

Vemas.Termin

9:59

Briefing

Anke Schulte ruft die Kreation vom Team 1 zusammen. Über den Beamer kann sie das Briefing mit allen kurz durchgehen. Die Unterlagen sind im System abgelegt. Es gibt kaum Fragen. Die Stundenvorgaben werden abgesprochen, das passt ins Budget. Ein kurzes Meeting: alle Fragen geklärt, es kann weiter gehen.

Vemas.Basis

 

VEMAS.NET MIT INTEGRIERTER INTELLIGENZ

Alle Informationen laufen zentral zusammen: Termine, Projekte, Kapazitäten. So unterstützt Vemas.NET Projektmanager wie Anke Schulte bei der Planung und bei der Abstimmung mit den Kollegen und dem Kunden. Gleichzeitig ist die IT-Lösung so flexibel, dass sie sich perfekt auf die Anforderungen anpassen lässt: Warnfunktionen, Reportings – alles geht einfach und sorgt für reibungslose Abläufe.

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13:30

Neue Projekte

Der Client Service Director Stefan Kaiser kommt in Frau Schultes Büro. Er will klären, wie es mit den Kapazitäten aussieht, um die Kampagne für den Neukunden umzusetzen. Frau Schulte schaut sich die Eckdaten an und checkt die Auslastung: Nur zwei Leute kann sie anbieten - zu wenig. Sie suchen aus der Datenbank passende Freelancer heraus. Frau Schulte findet eine Grafikerin, die Zeit hat und bucht sie sofort.

Vemas.Lastplan

12:17

Mittagessen

Frau Schulte geht mit einigen Kollegen raus zum Thai, Mittagessen. Mit ihrem Smartphone ist sie bestens gerüstet, wenn jemand eine Frage zu einem Projekt oder einem Angebot haben sollte. Da kann sie sich in aller Ruhe die Tom Gha Kai schmecken lassen.

VEMAS.NET BESCHLEUNIGT DIE PROZESSE

Informationen auf Projekt- und auf Unternehmensebene unterstützen die leitenden Mitarbeiter bei ihren Aufgaben und liefern die Transparenz für Entscheidungen. Vemas.NET greift dazu auf aktuelle Daten zu, kann aber auch verschiedene Szenarien simulieren. Das reduziert die Dauer von Meetings, denn wer Klarheit hat, kann auch schneller entscheiden.

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16:26

Teammeeting

Frau Schulte informiert die Kreation über das weitere Vorgehen nach dem erfolgreichen Pitch. Mit dem Beamer zeigt sie die Timeline der einzelnen Kampagnenbestandteile. Es sind ja einige Projekte in der Pipeline und sie sieht die Erleichterung einiger Kollegen, als sie verkündet, dass Freelancer zur Unterstützung gebucht wurden, trotzdem bleibt die Belastung der Kreation groß.

15:27

Nachfrage vom Kundenberater

Wieder im Büro angekommen, klingelt das Telefon. Der Kundenberater Michael Schulz sitzt gerade im Gespräch mit dem Kunden. Die Kataloge für die Messe sollen statt ins Unternehmen direkt zum Messestand geliefert werden. Hoffentlich ist der Fahrer noch nicht unterwegs. Frau Schulte kümmert sich sofort darum. Über das System findet sie schnell die Telefonnummer des Ansprechpartners bei der Druckerei und kann die Lieferung noch umdirigieren.

Vemas.Basis

14:57

Treffen mit Personalleiterin

Der Erfolg der Agentur ist zwar erfreulich. Aber die Arbeit muss auch gemacht werden. Frau Schulte geht mit Herrn Kaiser ins Büro von Imke Jansen, der Personalleiterin. Gemeinsam überlegen sie, ob personelle Verstärkung möglich ist. Aber die Analyse der Projekte und Forecasts zeigt, dass es noch nicht reicht, um neues Personal einzustellen. Also muss man sich mit Freelancern helfen. 

Vemas.GF-Cockpit

 
 

17:09

Interne Präsentation

Stefan Kaiser, der Client Service Director, kommt dazu, um die Konzepte der Kreation zusammen mit Frau Schulte anzuschauen. Über das System rufen sie noch einmal das Briefing auf und schauen sich die Kampagnen an. Eine überzeugende Idee ist aber noch nicht dabei. Ein Blick in den Status des Projekts – da ist noch Luft. Also gibt es ein kurzes Rebriefing und noch zwei Tage Zeit, um weitere Ideen zu entwickeln.

Vemas.Projekt

17:23

Kundentermin für morgen

Per Mail wird Frau Schulte von Herrn Kaiser über den Termin zum Round-Table-Gespräch informiert. Sie spricht sich kurz mit der Creative Directorin ab, um die Vorgehensweise abzustimmen. Frau Schulte bestätigt den Termin – die Termine werden automatisch synchronisiert.

Vemas.Exchange-Synchro

19:03

Feierabend

Frau Schulte schaut sich zur Vorbereitung noch mal das Projektbriefing, die Strategie und die Kampagnen-Ideen an. Dann fasst sie die Argumente für die Kampagne noch einmal in Stichworten für sich zusammen. Zu dritt werden sie sicher die letzten Zweifel ausräumen können.